Questa informativa descrive quali dati personali sono raccolti da Verbalizza S.r.l., con sede in Milano, via Giosuè Carducci n.8, iscrizione al Registro delle Imprese di MILANO MONZA BRIANZA LODI, C.F. e P.IVA 11451900960, in qualità di titolare del trattamento (di seguito, per brevità, “Verbalizza” o anche “Titolare del Trattamento”), per quali finalità e con quali modalità sono trattati.

Come meglio specificato nel prosieguo, Verbalizza raccoglie alcuni dati personali identificativi Suoi e dei soggetti terzi da Lei individuati nonché i dati della società che Lei rappresenta, quando Lei si registra e crea un account sulla piattaforma attualmente reperibile alla URL http://www.verbalizza.com (di seguito, per brevità, “Piattaforma”) nonché quando usufruisce dei servizi offerti da Verbalizza tramite la predetta Piattaforma che Le consentono di gestire direttamente la pianificazione, la convocazione e lo svolgimento delle assemblee dei soci e del Consiglio di amministrazione della predetta società e la redazione dei relativi verbali (di seguito, per brevità, anche “Servizi”).

Quali dati si trattano?

I dati di contatto e account. Conserveremo le informazioni di contatto da Lei fornite (ad esempio, nome, cognome, e-mail Suoi dei soggetti da Lei coinvolti nelle assemblee, dati relativi alla società per cui usufruisce dei Servizi offerti tramite la Piattaforma) all’atto del completamento della procedura di registrazione sulla Piattaforma nonché le informazioni acquisite successivamente durante l’utilizzo della Piattaforma e dei relativi Servizi. All’atto della registrazione alla Piattaforma compilando l’apposito modulo online verrà invitato a creare le Sue credenziali di accesso per effettuare il login ed accedere alla Piattaforma.

Una volta completato il modulo e creato il Suo account, riceverà un messaggio di posta elettronica certificata con le indicazioni e le istruzioni per completare l’iscrizione alla Piattaforma mediante un collegamento ad un link ipertestuale.

Nell’usufruire dei Servizi Le sarà offerta la possibilità – interfacciandosi con Google Calendar - di visualizzare temporaneamente sul calendario reso disponibile sulla Piattaforma, tutti gli appuntamenti registrati sul suo Google Calendar (di seguito, per brevità, anche “Calendario Google”). La informiamo che, in tal caso, il Titolare non tratta i dati e/o le informazioni presenti sul Calendario Google, ma Le consente la mera e temporanea visualizzazione dei predetti appuntamenti; pertanto, alla chiusura della Piattaforma, tali informazioni e/o dati non saranno più visibili. Parimenti, Le sarà offerta la possibilità – sempre interfacciandosi con Google Calendar - di visualizzare sui suo Google Calendar (esterni alla Piattaforma) tutte le riunioni da Lei convocate tramite i Servizi sulla Piattaforma. In tal caso, dette informazioni saranno trattate da Google Calendar nel rispetto delle policy di quest’ultima.

Lei prende atto che l’eventuale indicazione di dati personali e di contatto di qualsiasi terzo soggetto diverso da Lei rappresenta un trattamento di dati personali rispetto al quale Lei agisce come autonomo titolare, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità previste dalla vigente normativa in materia di dati personali. In tal senso Lei garantisce a Verbalizza che qualsiasi dato di terzi soggetti che sarà da Lei indicato è stato da Lei acquisito in piena conformità alla vigente normativa in materia di dati personali e che sussiste un’idonea base giuridica che legittimi la comunicazione di detti dati personali di terzi a Verbalizza, manlevando quest’ultima da ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno che dovesse pervenire a Verbalizza da qualsivoglia terzo soggetto interessato derivante dalla predetta comunicazione.

I dati di pagamento e fatturazione. I dati di pagamento e fatturazione del servizio di abbonamento alla Piattaforma.

Informazioni sull’uso della Piattaforma. L’utilizzo della Piattaforma implica il trattamento di dati sul browser e dispositivo che viene utilizzato dall’utente registrato e dell’indirizzo IP (questo è il numero che identifica uno specifico dispositivo su internet e che è necessario affinché il tuo dispositivo possa comunicare con i siti).

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al paragrafo precedente ha natura obbligatoria ed è strettamente funzionale al perseguimento delle finalità sopra descritte.

Un inesatto, incompleto conferimento di tali dati, pertanto, comporterebbe l’oggettiva impossibilità per il Titolare del Trattamento di consentirle di usufruire della Piattaforma e dei Servizi.

  Per quali finalità? Qual è base giuridica del trattamento?

a) Per registrarsi alla Piattaforma e usufruire dei Servizi.

La base giuridica di questo trattamento è la registrazione alla Piattaforma e la fornitura dei Servizi concordemente ai Termini e Condizioni Generali di utilizzo della Piattaforma che ha accettato, nonché l’esecuzione delle misure precontrattuali che ha eventualmente richiesto prima di attivare la registrazione, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 lett. b) GDPR.

b) Per fornirle la necessaria assistenza per l’utilizzo della Piattaforma e dei Servizi.

La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione di una richiesta contrattuale/precontrattuale da parte tua.

c) Per gestire correttamente la Sua posizione amministrativa. Trattiamo i dati Suoi e della società a fini contabili, amministrativi e fiscali (quali Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, ed eventualmente la ragione sociale della società) direttamente connessi all’attività di impresa del Titolare e richiesti dalle norme di legge applicabili.

La base giuridica di questo trattamento è l’ottemperanza agli obblighi di legge ed il periodo di conservazione è pari a quello richiesto dalla normativa (in particolare quella fiscale, antiriciclaggio, bancaria e di pubblica sicurezza) ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 lett. c) GDPR.

d) Per prevenire o controllare condotte illecite o per far valere e difendere i diritti di Verbalizza, anche nell'ambito di procedure di recupero crediti e di assegnazione dei crediti a società autorizzate, anche attraverso terze parti. Per esempio, potremmo usare i Suoi dati per prevenire la violazione di nostri diritti di proprietà intellettuale (ad esempio contraffazione dei marchi nostri e/o dei nostri partner) o furti (ivi includi clonazione della carta di credito e furti che pensiamo potrebbero avvenire durante un concorso o manifestazione o durante un evento) o altri illeciti, secondo quanto concesso dalla normativa applicabile.

La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6, lett. f) GDPR.

Per quanto tempo conserviamo i dati?

a) Per registrarsi alla Piattaforma e usufruire dei Servizi. Il periodo di conservazione dei Suoi dati è pari al periodo di validità del Suo abbonamento alla Piattaforma  e del relativo account di accesso, secondo i Termini e Condizioni Generali di utilizzo che ha accettato e per i 10 anni successivi (periodo in cui matura la prescrizione per l'eventuale responsabilità contrattuale), fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;

b) Per fornirle la necessaria assistenza per l’utilizzo della Piattaforma e dei Servizi. Il periodo di conservazione dei dati è pari a quello necessario ad evadere la Sua richiesta di assistenza.

c) Per gestire correttamente la Sua posizione amministrativa. il periodo di conservazione è pari a quello richiesto dalla normativa (in particolare quella fiscale, antiriciclaggio, bancaria e di pubblica sicurezza).

d) Per prevenire o controllare condotte illecite o per proteggere e far valere diritti. Il periodo di conservazione dei Suoi dati è pari al tempo ragionevolmente necessario a far valere i nostri diritti dal momento in cui veniamo a conoscenza dell’illecito o della sua potenziale commissione.

Conservazione dei Dati

I dati personali, inclusi quelli sensibili, vengono conservati solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti o per adempiere agli obblighi legali. Una volta terminato il periodo di conservazione, i dati verranno eliminati in modo sicuro, utilizzando procedure di distruzione dei dati certificate.

Meccanismi di Protezione dei Dati Sensibili

Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati sensibili, adottiamo i seguenti meccanismi di sicurezza:

• Crittografia dei dati: Tutti i dati sensibili vengono crittografati durante la trasmissione e la conservazione, utilizzando standard di crittografia avanzati (es. AES-256).
• Accesso limitato: Solo il personale autorizzato, previa verifica dell'identità e attraverso autenticazione a più fattori (MFA), può accedere ai dati sensibili.
• Pseudonimizzazione: Quando possibile, i dati sensibili vengono trattati in forma pseudonimizzata per ridurre il rischio di identificazione personale diretta.
• Monitoraggio continuo: Implementiamo sistemi di monitoraggio continuo e prevenzione delle intrusioni (IPS/IDS) per rilevare e bloccare eventuali accessi non autorizzati o comportamenti sospetti.
• Backup sicuri: I backup dei dati sensibili vengono effettuati regolarmente e conservati in ambienti sicuri con accesso controllato.
• Valutazioni periodiche: Effettuiamo regolari valutazioni di sicurezza per garantire che i meccanismi di protezione siano aggiornati e adeguati alle minacce emergenti.

Come e dove vengono trattati i dati? Eventuale trasferimento dei dati

Il trattamento dei dati da parte del Titolare avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti, opportunamente edotti dei vincoli imposti dal D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018, e dal Regolamento UE 679/2016, dotati di misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza dei dati e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato.

I dati saranno trattati e conservati presso gli uffici di Verbalizza in Milano, via Giosuè Carducci n.8.

I dati personali verranno trattati e conservati, esclusivamente per le finalità sopra indicate e per custodirli e archiviarli in modo sicuro, su server remoti gestiti da provider leader del settore che assicurano la conformità a elevati standard di protezione in materia di trattamento dei dati personali. Ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati in paesi extra-UE, in cui potrebbero aver sede tutti o parte dei suddetti server.^[a]

L’eventuale trasferimento da parte dei suddetti service provider verso un Paese terzo extra-UE può avvenire solo nel caso di decisione di adeguatezza emanata dalla Commissione europea secondo quanto previsto dall’art. 45 del GDPR, o in caso di trasferimento soggetto a garanzie adeguate ai sensi dell’art 46 del GDPR, oppure sulla base di norme vincolanti d’impresa approvate attraverso la specifica procedura di cui all’art. 47 GDPR.

A chi vengono comunicati i Suoi dati?

Potremo condividere i Suoi dati con i seguenti soggetti terzi (anche in qualità di responsabili esterni):

Nostri fornitori di servizi. Potremmo condividere i Suoi dati con soggetti terzi in modo che gli stessi possano prestarci dei servizi (ad esempio corrieri, società che gestiscono call center, società che forniscono servizi di hosting) ma in tal caso concluderemo un accordo conforme all’art. 28 GDPR volto a tutelare i Suoi dati. Questi soggetti entrano in possesso solo dei dati necessari per l’espletamento delle loro funzioni e possono utilizzarli solamente al fine di eseguire tali servizi per nostro conto o per adempiere a norme di legge. Puoi conoscere i dettagli di tali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDRPR contattandoci via e-mail a info@verbalizza.com.^[b]

I dati inoltre saranno comunicati, nei limiti strettamente necessari per le finalità perseguite, a professionisti e società eventualmente incaricati di specifici trattamenti, a studi di commercialisti e consulenti preposti alla tenuta della contabilità con cui il Titolare collabora. Tali soggetti, qualora operanti in paesi Extra-UE, offrono i loro servizi sulla base di clausole contrattuali standard o sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea. Questi soggetti entrano in possesso solo dei dati personali necessari per l’espletamento delle loro funzioni e possono utilizzarli solamente al fine di eseguire tali servizi per conto del Titolare o per adempiere a norme di legge. I dati potranno essere comunicati altresì a organi di polizia, alle Autorità giudiziarie, e a soggetti che possono accedervi in forza di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

Laddove ritenessimo di doverlo fare per ottemperare a obblighi di legge o al fine di tutelare giudizialmente noi, o terze parti. Laddove permesso o richiesto dalla legge, possiamo anche condividere i dati richiesti da un ente governativo o da altro soggetto o organizzazione autorizzato al fine di proteggere o esercitare i diritti nostri o di terze parti, o al fine di limitare o evitare frodi (comprese frodi di carte di credito o altre frodi che riteniamo potrebbero accadere durante una lotteria o una promozione o un evento) ed altri illeciti.

Quali sono i suoi diritti in relazione ai suoi dati personali?

Può rivolgersi al Titolare per chiedere l’accesso ai dati personali trattati, la rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento, per opporti al trattamento e chiedere la portabilità̀ dei Dati; puoi altresì revocare il consenso in qualsiasi momento (ciò non pregiudicherà la liceità̀ del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca).

Quando esercita il diritto di accesso, ha diritto di sapere se è in corso il trattamento dei dati, quale sia la finalità del trattamento, quali sono le categorie di Dati trattati, chi sono i destinatari o le categorie di destinatari a cui sono comunicati i dati (e, se risiedono in un paese terzo, sulla base di quali garanzie), il periodo di conservazione dei dati (o i criteri per determinare il periodo di conservazione), se sia in corso un trattamento automatizzato (per esempio mediante profilazione) e quale sia la logica di tale trattamento, l’origine dei dati (qualora non siano raccolti inizialmente da noi).

Hai diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali e di chiedere a Verbalizza, in qualsiasi momento, informazioni circa i responsabili del trattamento e i soggetti autorizzati dai titolari del trattamento a trattare i dati.

Può esercitare i Suoi diritti rivolgendosi al Titolare (ai recapiti sopra indicati o inviando una e-mail a info@verbalizza.com.

Può controllare e disattivare i cookie. Per sapere come fare e come usiamo i cookie può cliccare qui . ^[c]

Quali sono i dati di contatto e cosa può fare per ottenere maggiori informazioni?

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Verbalizza S.r.l., con sede legale in Milano, via Giosuè Carducci n.8, C.A.P. 20123, P.IVA 11451900960, in persona del legale rappresentante pro tempore, Signora Sara Mervi, e-mail: sara.mervi@verbalizza.com pec: verbalizzasrl@pec.it

Cosa facciamo se modifichiamo questa informativa

Potremmo apportare delle modifiche alla nostra privacy policy. La avviseremo in relazione a tali modifiche come previsto dalla legge. Pubblicheremo anche una versione aggiornata sulla Piattaforma. Avrà una data e un numero di versione diverso da quelle indicate sotto. La invitiamo a consultare la Piattaforma periodicamente per gli aggiornamenti.

Preferenze privacy